¿Por qué usar iArchiva?
Imagina la administración de una empresa sin… los documentos?
iArchiva es una empresa tecnológica que ha apostado por el desarrollo de tecnologías que permiten la automatización del proceso documental administrativo. Esto nos ha permitido ser líderes en el desarrollo de soluciones que eliminan la gestión humana en los documentos así como la canalización automática de procesos.
iArchiva es la única solución para automatizar la gestión de cualquier tipo de documento a través de la lectura inteligente de contenidos. Sin captura zonal ni códigos de barras. Tienes que trabajar con el documento tal como viene.
El objetivo es reducir la barrera de entrada mediante la creación de una plataforma que permita a millones de empresas de todo el mundo, explotar la tecnología de iArchiva.
QUÉ ES iArchiva
iArchiva es tu asistente personal de documento: lee tus documentos de forma inteligente, los analiza, clasifica, decide qué hacer, los reenvía al interesado, los etiqueta, firma, completa los metadatos y almacena los archivos indexados para acudir a él cuando necesites.
CUÁNDO USAR iArchiva
Si tu empresa sufre alguno de estos casos, te recomendamos iArchiva
cuando…
• Sufre retrasos por una mala gestión en los documentos.
• Los diferentes departamentos están mal comunicados.
• Has detectado duplicidad de tareas y/o de documentos.
• Pierdes información o la que tienes no puedes localizarla.
• La empresa se ralentiza cuando hay una toma de decisiones.
• Las oficinas o personal trabaja a mucha distancia entre sí.
• La administración es ineficaz.
• Los plazos de pago son excesivamente largos.
• Surgen a menudo problemas por malentendidos con los datos.
POR QUÉ USAR iArchiva
1. iArchiva dispone de más servicios y herramientas que los demás gestores documentales.
2. Aprende de vuestra forma de trabajar y mejora con la experiencia, igual que lo hace un empleado.
3. Incluye la gestión de tareas administrativas.
4. Gestiona y comunica su flujo de trabajo entre diferentes departamentos, integrando así sus tareas en toda tu empresa.
5. Coordina el trabajo entre compañeros que están lejos de la oficina.
6. iArchiva normaliza todos los documentos pasándolos a un formato estándar y longevo avalado por la ISO 19005-1. Garantiza así que acceso a cualquier documento dentro de años.
7. Unifica los ficheros en un mismo formato para que solo necesites un programa para abrirlo. Elimina el problema de no leer un documento porque el programa correspondiente está desactualizado u obsoleto.
8. De esta forma te aseguras de poder consultar cualquier archivo dentro dentro de unos añosTodavía recibimos y generamos documentos tanto en papel como digitales, generando ficheros de diversos formatos. Es posible que muchos de ellos no podamos verlos pasado unos años..
9. iArchiva es un gestor con inteligencia que reconoce los distintos sectores de tu negocio y discrimina su comunicación de manera concreta y personalizada.
10. Recibe los documentos digitales y los gestiona sin necesidad de imprimirlos en papel.
11. iArchiva gestiona y organiza los documentos a partir del DNI, CIF, matrícula o código.
12. En general, todas potentes funciones que tiene iArchiva ya son una ventaja frente al resto de gestores.
13. Se adapta al tamaño de tu empresa.
14. Se integra con el ERP de tus clientes.
15. iArchiva es el primero en usar la tecnología SmartPatterns.
PARA QUIÉN ES iArchiva
Cualquier empresa. iArchiva se adapta y crece con ella cubriendo las nuevas necesidades que surgen.
Para adaptarnos a las necesidades de cada una, disponemos de dos versiones:
iArchiva. Especial para pymes y grandes empresas. Es escalable, personalizable y capaz de integrarse con su ERP. Atom. Ideal para pequeñas empresas y autónomos con gran volumen de documentación.
CÓMO FUNCIONA
Para ello disponemos de varias versiones que, de forma simple, resumiremos como:
iArchiva. Destinado a pymes y grandes empresas siendo escalable, personalizable y capaz de integrarse con el ERP de estas.
Atom. Nacido las pequeñas empresas (incluidos autónomos) con gran volumen de documentación.
Estos son algunos de los módulos más interesantes:
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Este módulo reconoce el documento de un empleado (nómina, contrato,
DNI, etc), y decidirá qué hacer con él: enviarlo por correo electrónico,
firmarlo digitalmente, inicializar un flujo de trabajo, clasificarlo…
La decisión dependerá de los módulos instalados.
GESTIÓN DE FACTURACIÓN
Este módulo reconoce los datos contables de las facturas (CIF, Nº factura, fecha de factura, importe neto, IVA y total) para su clasificación e indexación.
Además, con el módulo CONTABILIDAD puede contabilizarloautomáticamente.
GESTIÓN DE FLUJO DE TRABAJO
Este módulo conecta personas y máquinas para mejorar los tiempos de
trabajo y su eficacia. También coordina equipos de trabajo que están fuera
de la oficina.
FIRMA DE DOCUMENTOS
El módulo verifica la identidad de las personas con una seguridad del 100%.
Con la Firma Biométrica firmas a través de dispositivos móviles (smartphones y tabletas).
Con la Firma Electrónica validas documentos que impliquen a otras partes (proveedores, clientes, empleados…).
